Onze ervaring is dat er na de inzage van het leerlingdossier geregeld discussies ontstaan over de inhoud van het dossier. Zo wordt door ouders regelmatig aangegeven dat zaken uit het leerlingdossier niet met hen zijn besproken, dat bepaalde zaken in het dossier ontbreken of onjuist vermeld zijn.

Gescheiden ouders betrekken de school regelmatig bij discussies over de informatieverstrekking. Zo proberen ouders via het inzagerecht, of een klacht tegen de school, meer informatie over hun kind los te krijgen, omdat de ex-partner die niet wil geven of omdat men deze informatie wil gebruiken voor een rechtszaak. Als school moet je dan neutraal zijn maar in de praktijk ontkom je er als school niet aan dat je soms wordt meegezogen in het conflict dat tussen ouders speelt. Om (juridische) geschillen met ouders te voorkomen is het belangrijk om de regels rondom het bijhouden van het leerlingdossier goed te kennen. Voorkomen is immers beter dan genezen.

Wat hoort wel en niet thuis in het leerlingdossier?

In een leerlingdossier moet een school, naast administratieve gegevens (NAW gegevens, datum in- en uitschrijving, verzuimgegevens), gegevens bijhouden die van belang zijn voor de onderwijskundige begeleiding van een leerling. Het inhoudelijk gedeelte van het dossier bevat het onderwijskundig rapport, rapporten, uitslagen van toetsresultaten of onderzoeken, gegevens uit het leerlingvolgsysteem, verslagen van gesprekken met ouders en afspraken die er over de leerling zijn gemaakt. Deze informatie is bedoeld voor de onderwijskundige en algemene begeleiding van de leerling en moet voor ouders controleerbaar zijn.

Bij het opnemen van informatie in een leerlingdossier zal de school steeds de vraag moeten stellen of het voor de administratie of de onderwijskundige begeleiding van de leerling nodig is om bepaalde informatie op te nemen. Zo mag een mailwisseling waarin wordt benoemd dat ouders niet meewerken aan een gesprek om over het verzuim van een leerling te praten opgenomen worden in het leerlingdossier. Een gebrek aan samenwerking kan immers leiden tot hiaten in de onderwijskundige begeleiding van een leerling.

Gegevens die niet over de vorderingen van de leerling gaan, of geen invloed hebben op de onderwijskundige begeleiding, mogen niet worden opgenomen in het leerlingdossier.  Zo horen e-mails of klachten waarin de ene ouder zich negatief uitspreekt over de andere ouder of de gang van zaken op school niet thuis in het leerlingdossier. Deze informatie heeft immers geen betrekking op het kind zelf. Bovendien bevatten deze e-mails mogelijk vertrouwelijke informatie die zonder toestemming van de andere ouder niet opgenomen mag worden in het leerlingdossier.

Uitlatingen of subjectieve informatie van de ene ouder richting de andere ouder kunnen in sommige gevallen wel onderdeel uitmaken van het leerlingdossier. Zo kan het gedrag van een ouder of een vechtscheiding invloed hebben op de schoolprestaties of het welbevinden van een leerling in de klas. De school moet dan bepaalde informatie verwerken om de leerling op de juiste manier te kunnen begeleiden. Bij subjectieve uitlatingen over een ouder, moet die ouder de kans krijgen om zijn of haar zienswijze hierop te geven. De school kan de verklaring op waarde schatten en dient dan te beoordelen of dit thuishoort in het leerlingdossier. Neem je die informatie over zonder de ouder hierover te raadplegen, dan handel je als school niet neutraal en kan een ouder hierover een klacht indienen.

De spelregels en tips op een rij:

• neem alleen informatie op die relevant is voor de administratie of de  onderwijskundige begeleiding van de leerling
• bij subjectieve informatie over een ouder vraag je eerst de zienswijze van die ouder. Besluit je de informatie op te nemen, beperk je dan alleen tot de informatie die betrekking heeft op het kind
• de informatie die in het leerlingdossier staat kan geen (vervelende) verrassing zijn voor de ouder(s). Zijn er zorgen over de leerling dan wordt dit dus eerst met de ouder(s) besproken voordat dit in het leerlingdossier wordt vermeld
• het leerlingdossier is geen schaduwdossier en kan op ieder moment worden opgevraagd door ouders. Wees je daarvan bewust bij alles wat je in het dossier opneemt
• zorg dat deze informatie bekend is bij alle werknemers  die verantwoordelijk zijn voor de inhoud van het leerlingdossier zodat deze regels ook consequent worden toegepast.

Wil je meer weten over dit onderwerp? In de (online) lunchlezingen van 11 en 20 juni 2024 gaan we dieper in op alle aspecten die een rol spelen bij het bijhouden van een leerlingdossier. Schrijf je hier in:

11 & 20 juni 2024: Lunchlezingen (onderwijskantoor.nl)